Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok. Biuro rachunkowe „Agnes” z Łodzi wyjaśnia, jak i kiedy należy tego dokonać
Historia Stefana zaczęła się w biurze rachunkowym z Łodzi, które — delikatnie rzecz ujmując — nie grzeszyło rzetelnością. Toteż z początkiem 2026 roku chłopak przeniósł rozliczanie swojej jednoosobowej działalności do nowej księgowej, której powierzył także rozliczenie podatkowe minionego 2025 roku.
Wkrótce odebrał od niej telefon z zaproszeniem do kancelarii. Gdy zjawił się na miejscu, kobieta przywitała go zatroskanym spojrzeniem.
— Mam dla pana złe wieści…
Chłopak zamarł w niemym oczekiwaniu na najgorsze.
Jak brzmiała informacja od księgowej? O tym za chwilę. Najpierw wyjaśnijmy, jak i kiedy należy rozliczyć składkę zdrowotną za 2025 rok.
Czym jest roczne rozliczenie składki zdrowotnej? Biuro rachunkowe z Łodzi radzi, jak się zachować w przypadku nadpłaty bądź niedopłaty
Rozrachunek, o którym mowa, jest niczym innym jak ustaleniem, czy suma wpłat w ciągu 12 miesięcy odpowiada kwocie, jaką należało uiścić. Skąd wiadomo, ile mieliśmy zapłacić? Otóż wartość ta zależy od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania i ustalana jest na podstawie jego przychodu bądź dochodu. Jeśli wystąpi niedopłata, musimy wyrównać zaległość. W przypadku nadpłaty można odzyskać pieniądze bądź zaliczyć je w poczet przyszłych składek. Gdy zapłacona suma pokrywa się z wymaganą, nie trzeba nic robić.
Kto jest zobowiązany do złożenia rocznego rozliczenia? Biuro rachunkowe z Łodzi wskazuje, co w przypadku zawieszenia bądź likwidacji działalności w ciągu roku
Właściwie rozrachunek dotyczy przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (skala podatkowa), podatkiem liniowym bądź ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Jeśli działalność została zawieszona w ciągu roku, składka zdrowotna powinna zostać policzona na bazie miesięcy, gdy firma działała. Podobnie rzecz się ma w sytuacji, gdy nastąpi zamknięcie interesu w ciągu roku.
Nie trzeba robić rozliczenia, jeśli aktywność zarobkowa była zawieszona przez cały wymagany okres. Dla podmiotów, które płacą daninę naliczaną według skali podatkowej czy też podatku liniowego, to czas od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r., a w przypadku ryczałtowców: cały 2025 rok.
Do kiedy trzeba złożyć roczny rozrachunek składki zdrowotnej? Biuro rachunkowe z Łodzi informuje o terminach, które obowiązują przedsiębiorców
Do 20 maja 2026 roku przedsiębiorca musi złożyć deklarację za kwiecień 2026 roku. Należy w niej uwzględnić roczny bilans opłat ubezpieczenia zdrowotnego za 2025 rok. Oczywiście trzeba pamiętać, by zapłacić za kwiecień, a także uiścić zaległą należność dotyczącą składek zdrowotnych za miniony rok, jeśli by ona wystąpiła. Gdyby data ta przypadała w weekend bądź święto, termin ten przeniósłby się na najbliższy dzień roboczy. Jeżeli wystąpi nadpłata rocznej składki zdrowotnej, przedsiębiorca może wystąpić o jej zwrot najpóźniej do 2 czerwca 2026 roku. W przypadku niezłożenia wniosku, nadmiar zostanie przeksięgowany na poczet przyszłych opłat. Natomiast w razie zaległości na koncie widocznym w PUE, nadwyżka posłuży do ich uregulowania.
W sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie spłaci niedopłaty, może zostać obciążony odsetkami za zaległości oraz zostanie przeciw niemu wszczęte postępowanie egzekucyjne. W przypadku, gdy będzie nadwyżka i nie złoży wniosku do 2 czerwca 2026 roku, ZUS może odmówić jej zwrotu.
Jak przeprowadzić roczne rozliczenie składki zdrowotnej? Biuro rachunkowe z Łodzi wyjaśnia, jak tego dokonać w czterech krokach
- Krok 1. Wypełnienie właściwej deklaracji
Do wyboru przedsiębiorca ma dwie deklaracje:
▪ Jeśli prowadzi działalność jednoosobową, musi wybrać formularz ZUS DRA (blok XII).
▪ Jeżeli opłaca składki za siebie oraz zatrudnionych pracowników czy zleceniobiorców, wtedy jest zobowiązany wybrać formularz ZUS RCA (blok III.F).
We wspomnianych blokach znajduje się sekcja „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”, którą należy wypełnić.
- Krok 2. Obliczenie podstawy obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego
Zasadniczo kwota bazowa składki zdrowotnej zależy od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania.
W przypadku wyboru ryczałtu ewidencjonowanego, podstawą będzie przychód roczny pomniejszony o opłacone składki społeczne.
Przy zasadach ogólnych (skali podatkowej) jest nią dochód roczny, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania oraz o opłacone składki społeczne, jeśli te wcześniej nie zostały włączone w koszty.
Natomiast przy podatku liniowym tę kwotę stanowi dochód roczny, czyli przychód roczny zmniejszony o wydatki na jego osiągnięcie oraz opłacone składki społeczne, jeśli te nie zostały wliczone w poniesione koszty.
- Krok 3. Obliczenie wysokości składki zdrowotnej
Gdy już uda się ustalić podstawę wymiaru daniny zdrowotnej, czas na obliczenie jej wysokości, która także wynika z wybranej formy opodatkowania.
I tak jeżeli jesteśmy na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych kwota nie zależy od dochodu, ale od rocznego przychodu. Wynosi ona 9% zryczałtowanej podstawy. Wyróżniamy tutaj trzy progi osiągniętego przychodu w całym roku. Pierwszy z nich występuje do 60 000 zł uzyskanego przychodu rocznego, wtedy składka zdrowotna wynosi 461,66 zł miesięcznie oraz 5 539,92 zł w skali roku. Drugi próg ma zakres od 60 000,01 zł do 300 000 zł, wówczas ubezpieczenie zdrowotne opiewa na 769,43 zł miesięcznie oraz 9 233,16 zł za cały rok. Natomiast trzeci stanowi powyżej 300 000 zł, a danina sięga 1 384,97 zł miesięcznie oraz 16 619,64 zł rocznie.
W przypadku skali podatkowej (zasad ogólnych) składka ta wynosi 9% dochodu rocznego.
Tymczasem przy podatku liniowym ma wartość 4,9% dochodu rocznego.
Oprócz tego występuje minimalna składka zdrowotna, którą przedsiębiorca musi uiścić, nawet wtedy, gdy poniósł stratę. W przypadku ryczałtu będzie to miesięcznie 461,66 zł. Natomiast przy skali podatkowej czy podatku liniowym należność wynosi 9% z 75% minimalnego wynagrodzenia. Tym sposobem za każdy miesiąc roku składkowego liczonego od 1 lutego 2025 do 31 stycznia 2026 minimalna opłata wynosi 314,96 zł.
- Krok 4. Porównanie zapłaconych składek z należnymi
W tym kroku trzeba porównać wyliczoną roczną daninę z tą należną za 2025 rok. Przypominamy, że w przypadku ryczałtu składka ta jest rozliczana za cały 2025 rok. Natomiast przy skali podatkowej i podatku liniowym obejmuje ona okres od 1 lutego 2025 do 31 stycznia 2026 roku.
W przypadku nadpłaty składki zdrowotnej, skorzystajmy z wniosku RZS-R. Pojawi się on na drugi dzień po złożeniu dokumentu w sekcji „Dokumenty robocze” na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. W tym formularzu musimy wskazać numer rachunku bankowego, na który chcemy otrzymać zwrot, co przyspieszy jego przelew.
Podsumowanie. Biuro rachunkowe z Łodzi prezentuje, jak się potoczyła historia młodego przedsiębiorcy
Teraz powróćmy do sceny w kancelarii z pierwszego akapitu. Otóż mężczyzna przybył do biura nowej księgowej, która mu oznajmiła, że ma dla niego złe wieści.
— Panie Stefanie — ciągnęła z żalem kobieta — musi pan sporo dopłacić za składkę zdrowotną. Otóż do listopada 2025 roku osiągnął pan przychód wynoszący 60 000 zł. W tym czasie za jedenaście miesięcy zapłacił pan 5 078,26 zł składki zdrowotnej. Niestety, ale w grudniu osiągnął pan przychód wynoszący 1 000 zł. Oznacza to, że nie tylko za grudzień składka zdrowotna wyniosła 769,43 zł, ale objęła ona także wcześniejsze jedenaście miesięcy, gdyż przekroczył pan pierwszy próg. W efekcie zapłacił pan składek zdrowotnych łącznie na kwotę 5 847,69 zł…
— Na czym polega problem? — zapytał Stefan.
— Otóż na tym, że roczna kwota składki zdrowotnej wynosi w drugim progu 9 233,16 zł, czyli musi pan dopłacić 3 385,47 zł…
— Czy dobrze rozumiem, że gdybym nie osiągnął przychodu w grudniu, to bym nie musiał płacić tych pieniędzy?
Księgowa przytaknęła głową. Przedsiębiorca ciężko westchnął i rzekł:
— Wielka szkoda, że wcześniej nie trafiłem na biuro rachunkowe „Agnes” z Łodzi…
